Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven

De archiefinventaris van een kloostergemeenschap

In een kloosterarchief is veel papierwerk aanwezig. Om makkelijker te kunnen zoeken in archieven, worden de archieven geïnventariseerd.

Archiefinventaris

Aan het begin van de inventaris staat een inleiding. Met daarin: een korte geschiedenis over de kloosterorganisatie, een geschiedenis van het archief, bijzonderheden over het archief en voorwaarden voor gebruik van het archief. Daarna volgen er beschrijvingen van de archiefstukken.

Archiefbeschrijvingen

Ieder archiefstuk (of een aantal bij elkaar horende stukken) krijgt een uniek nummer: een inventarisnummer. Dat nummer wordt voorzien van een beschrijving. Die vermeldt wat er in het archiefstuk staat, hoe oud het is, wat de uiterlijke vorm is en eventuele opmerkingen. De uiterlijke vorm maakt duidelijk om hoeveel stukken het gaat:

  • een stuk = bijvoorbeeld één brief of één verslag,
  • een deel = een archiefstuk dat eruit ziet als een boek (gebonden),
  • een omslag = een aantal archiefstukken over hetzelfde onderwerp,
  • een pak = meer dan een halve doos met stukken over hetzelfde onderwerp,
  • een doos = een hele archiefdoos met stukken over hetzelfde onderwerp.

Archiefschema

Omdat een archief vaak uit honderden of zelfs duizenden inventarisnummers bestaat, worden die ondergebracht in rubrieken. Rubrieken zijn weer onderverdeeld in subrubrieken. Het geheel van alle rubrieken heet een archiefschema. Het schema is (voor zover mogelijk) voor alle archieven van het Erfgoedcentrum hetzelfde.

Op het eerste niveau van het schema staan de verschillende deelarchieven, die binnen het grote archief aanwezig zijn. Bijvoorbeeld: het archief van het bestuur, de archieven van de verschillende huizen, de archieven van personen, het audiovisuele materiaal.

Op het tweede niveau van het schema staan de volgende rubrieken (voor zover er over die onderwerpen stukken aanwezig zijn): Oorsprong en ontwikkeling, Regel en constituties, Spiritualiteit, Liturgie, Bestuurszaken, Werkgroepen en commissies, Betrekkingen, Huizen, Leden, Eigendommen, Financiën, Jubilea en Publicaties.

Zoeken in een archiefinventaris

U kunt in de archiefbeschrijvingen op twee manieren zoeken: aan de hand van een woord dat u intypt, of door het openklikken van de archiefinventaris. Verdere aanwijzingen over het zoeken vindt u onder Hulp bij het zoeken.

Onderzoekers gaan op zoek naar allerlei kwesties die in kloosterarchieven aan de orde komen, maar enkele vragen komen het meest voor: de vraag naar een afbeelding en de vraag naar gegevens over een persoon.

Afbeeldingen vinden. Tips

Het Erfgoedcentrum bewaart meer dan 200.000 afbeeldingen, die onderdeel uitmaken van de kloosterarchieven. Een klein deel van deze afbeeldingen is inmiddels gedigitaliseerd en te vinden in de Beeldbank van het Erfgoedcentrum.

Het overgrote deel van het beeldmateriaal is nog niet gedigitaliseerd. Maar hiervan staan wel beschrijvingen in de archiefinventarissen. Vaak wordt het materiaal genoemd onder een rubriek 'Audiovisueel materiaal'. Als deze rubriek er niet is, kunt u bijvoorbeeld zoeken bij de stukken over huizen of bij stukken over de leden. Mogelijke zoektermen: foto, fotoalbum, tekening, prentbriefkaart, film, videoband en krantenknipsel.

Personen vinden. Tips

Veel vragen die bij het Erfgoedcentrum binnenkomen, gaan over personen die iets met een klooster te maken hadden: een tante die 'non' was, een oom in de missie, een moeder die als kind in een klooster verbleef, een vader die bij kloosterlingen gestudeerd heeft of een bidprentje van een familielid die kloosterling was. Voor dit soort vragen geven we hieronder enkele zoektips.

Op zoek naar informatie over een persoon, begint u waarschijnlijk met het intypen van de naam. Soms is er op deze manier iets vinden, maar in veel gevallen niet, omdat de naam niet letterlijk voorkomt in de archiefinventarissen. Dit wil echter niet zeggen dat er niets over deze persoon bewaard is gebleven. Hoe kunt u nu verder zoeken? Ten eerste zult u moeten achterhalen van welke kloosterorganisatie de persoon lid was, omdat de archiefinventarissen per kloostergemeenschap gemaakt worden.

Weet u om welke orde of congregatie het gaat? Bekijk dan de beschrijvingen in de archiefinventaris van deze kloostergemeenschap. Bijvoorbeeld onder de rubriek 'Leden', waar vaak registers te vinden zijn. Of onder de rubriek 'Huizen', als u weet in welke plaats de betreffende persoon gewoond heeft. Sommige kloosterorganisaties hebben alle bidprentjes van overleden leden verzameld. Mogelijke zoektermen zijn: ledenlijst, naamlijst, repertorium, necrologium, register, bidprentje, persoonsdossier, persoonsarchief.

Let op: namen van de kloosterlingen zijn niet altijd op dezelfde manier aangeduid. Soms wordt alleen de achternaam genoemd, of zelfs alleen de eerste letter van de achternaam. Soms wordt alleen de kloosternaam genoemd en niet de familienaam.

Een tip: veel kloosterorganisaties geven een of meerdere tijdschriften uit. Als een kloosterling overlijdt wordt vaak een 'In memoriam' geplaatst in een van deze tijdschriften. Als u weet in welk jaar de persoon die u zoekt overleden is, kunt u ook eens proberen om deze tijdschriften te raadplegen.

Weet u niet om welke orde of congregatie het gaat? Hoe komt u daar dan achter? U heeft in dat geval meer informatie nodig dan de persoonsnaam alleen, bij voorkeur een woonplaats. Doe eventueel navraag bij familieleden. Als u een woonplaats weet, kunt u opzoeken welke kloosters in deze plaats gevestigd waren via het naslagwerk Kloosters in Nederland. Op die manier kunt u uw zoektocht beperken tot een aantal archieven.

Een voorbeeld van een zoekactie:

  • Een tante in uw familie was zuster en u weet dat zij rond 1900 werkzaam was als onderwijzeres. Haar familienaam is Jansen. Bij navraag binnen de familie verneemt u dat zij een tijd in Hilversum is geweest.
  • U zoekt op 'Jansen' in alle archieven van het centrum, maar dat levert geen of onbruikbare resultaten op.
  • U zoekt in het naslagwerk 'Kloosters in Nederland' op 'Hilversum'. Het blijkt dat er vijf verschillende zustersorganisaties in Hilversum werkzaam waren. Daarvan hebben er drie onderwijs verzorgd. Slechts één organisatie verzorgde al rond 1900 onderwijs: de zusters Franciscanessen van Oirschot.
  • Nu kunt u via onze website verder zoeken in de archiefinventaris van deze kloostergemeenschap.

Ten slotte: bedenk dat de kloosterarchieven zijn opgebouwd door en voor kloosterorganisaties. De archieven zijn niet verzameld met uw zoekactie in gedachten. Dus het kan ook zijn, dat er géén gegevens bewaard zijn gebleven van degene waarnaar u op zoek bent. Dit zal met name het geval zijn als uw zoekactie niet over een kloosterling gaat.